A comunicação está entre uma das onze competências do gerente de facilidades, segundo a International Facility Management Association (IFMA). Na prática, no entanto, o quanto essa competência é desenvolvida e aplicada estrategicamente?

Para uma área que vem, aos poucos, conquistando seus merecidos espaço e relevância dentre os papeis das organizações, a comunicação como pode contribuir bastante, como aliada nessa jornada de reconhecimento e empoderamento, seja dentro das empresas, perante o cliente imediato – os colaboradores e os tomadores de decisão –, seja perante o público externo, como os clientes finais, parceiros e fornecedores.

O relacionamento do gerente de facilidades abarca muitos e diferentes públicos, cada qual com suas peculiaridades, interesses e impacto sobre o negócio do profissional. É difícil saber quando e como moldar o discurso, a linguagem, como filtrar as informações, selecionar os canais e estabelecer o timing de cada mensagem. Um plano de comunicação já apresenta sua primeira vantagem nesse ponto. Estabelecer formalmente os diferentes públicos com os quais você se relaciona ou deve se relacionar traz consciência aos processos de comunicação, permitindo que esses processos sejam utilizados de forma mais proativa, estratégica e assertiva.

Em todas as etapas de um processo, a comunicação é fundamental, desde a aprovação de um projeto, a demonstração de seus resultados, até o engajamento dos envolvidos para que o mesmo alcance ao máximo seu resultado potencial. A seguir, elenco quatro benefícios que um trabalho de comunicação profissional, consciente e estratégico pode trazer para a atuação do facility manager:

1) Comunicação e seu engajamento

Todo projeto, proposta de inovação ou ideia requer um processo de persuasão. A começar pela necessidade de aprovação diante dos tomadores de decisão. Se as informações mais relevantes para este público não estiverem expostas de forma clara e objetiva, a chance de um projeto morrer antes mesmo de nascer são grandes. Prova disso são os dados levantados pela Project Management Institute Brasil (PMI) junto a 300 empresas de grande porte: 76% dos fracassos em projetos são oriundos de falhas na comunicação, colocando em risco os investimentos feitos, entre R$ 1 milhão e R$ 10 milhões.

Se essa primeira fase for ultrapassada, um novo desafio começa: o engajamento dos públicos envolvidos. Em muitos casos, por exemplo, o que adianta ter aprovação da diretoria se os colaboradores também não “comprarem” a ideia?

2) Autoridade

Como o seu departamento é percebido dentro da organização? Qual imagem ele passa para os diversos públicos com os quais se relaciona? O quanto a sua voz é ouvida, de fato? Não é sobre quem você é. Não é sobre a sua importância. É sobre a imagem que os outros têm de você e o quanto sua importância é percebida consciente e inconscientemente.

A construção da autoridade é um processo gradual e contínuo para o qual a comunicação também tem muito a contribuir. Saber o que, como e quando falar faz toda a diferença para que essa imagem seja construída ao longo do tempo, mantendo sempre o máximo de congruência entre o ser e o parecer.

Sob esse viés, não é só uma questão empresarial. Trabalhar profissionalmente a comunicação para o setor de facilities acaba sendo também uma estratégia de carreira e de desenvolvimento da profissão como um todo.

Como redatora para a revista Infra, muitas vezes me deparei com assessorias de imprensa que nem sabiam o que era o gerenciamento de facilidades dentro da empresa. E, como Assessora de Imprensa, também já passei por ocasiões em que precisei cavar as informações e orientar os intermediadores diretos para conseguir levantar dados que estavam “escondidos” na área de facilities.

3) Resultados potencializados

Em tempo de organizações exponenciais, o poder do coletivo ganha um novo patamar. A ideologia de que “juntos somos mais fortes” deixa o campo abstrato e mostra seu poder em números, como demonstra o sucesso de grandes plataformas de serviços, que tem no Uber e no Airbnb os exemplos mais clássicos. O livro Organizações exponenciais, de Salim Ismail, Michael S. Malone e Yuri Van Geest (Altabooks, 2018), traz diversos exemplos de como o poder da união é capaz de resultados exponenciais em tempo recorde. Um dos cases foi o primeiro carro com cocriação de design, o Rally Fighter. Ele foi produzido cinco vezes mais rápido que os processos convencionais, tendo recebido 35 mil designs enviados por 2.900 membros de mais de cem países, com um custo de desenvolvimento de apenas US$ 3 milhões. Em suas devidas proporções, o quanto os seus públicos poderiam contribuir para potencializar os seus resultados? O quanto e como você explora o know-how e as tecnologias de seus fornecedores? O quanto você incentiva e aproveita o potencial criativo e produtivo de seus colaboradores? E tudo isso se dá por meio de uma comunicação estratégica, que começa no ouvir. Sim, porque “comunicação” não é somente enviar mensagens, mas, sim, compartilhar informações.

Ainda na década de 1950, o psicólogo americano Abraham Maslow elencou em uma pirâmide as necessidades básicas do ser humano e a necessidade de pertencimento já estava lá, praticamente no meio. O contexto social atual apenas intensificou essa necessidade e os meios de atendê-la, mas o quanto exploramos esse potencial inato do ser humano e que está tão latente nos novos perfis comportamentais de nossa sociedade?

Um exemplo simples: adianta ter um lindo informativo, que não está centrado no público-alvo? Claro que ele não será lido! A comunicação não deve partir do que eu quero dizer, mas daquilo que o meu cliente quer e precisa saber. As pessoas querem e precisam se sentir parte de um todo. Os novos meios de comunicação deram a elas o poder da ação, da decisão e colocaram em suas mãos o “poder” da comunicação. Elas não aceitam mais o papel de mero receptor.

Um projeto que é feito “por” pode ter muito mais relevância e impacto do que se ele é feito “para”.

4) Autopromoção

Você consegue colocar em prática os projetos, consegue atingir os objetivos estabelecidos e… Para por aí? A expressão é simplista e antiga, mas ilustra muito bem esse paradoxo: “não adianta botar os ovos e não cacarejar”! A autopromoção é essencial para aumentar a credibilidade e a influência e, sendo bem planejada, se torna mais uma forma de trabalhar o posicionamento, a reputação e a autoridade acerca dos temas abordados. Não é simplesmente se gabar, é concluir um processo, mostrar seu impacto na vida das pessoas, justificar os meios pelos fins.

Para uma função tão ampla, múltipla, interdisciplinar e transversal, e que ainda tem o desafio de se consolidar no Brasil, a comunicação dentro da empresa tem a mesma importância da comunicação da própria empresa como um todo. O departamento de facilities precisa tomar consciência de sua magnitude e se ver como um ativo que precisa se relacionar, se posicionar, se comunicar de forma estruturada, profissional e estratégica. Em prol de seus resultados, em prol de seu desempenho, em prol de seus funcionários, em prol de seu futuro.

*Paula Caires é Diretora da Caires Comunicação, especializada no segmento de Facilities Management. Atua em diferentes segmentos da comunicação – assessoria de comunicação e de imprensa, produção de conteúdo, inclusive, como redatora da revista Infra, marketing digital e gestora de redes sociais corporativas. O trabalho por meio de parcerias lhe confere um olhar 360° da comunicação. – www.cairescomunica.com.br ou paula@cairescomunica.com.br.